Od mnogobrojnih marketinških alata na raspolaganju za promociju vašeg poduzeća, event bi svakako trebao biti jedan od nezaobilaznih. Zbog izravne komunikacije koja se na njemu odvija, superioran je ostalim promotivnim aktivnostima u aspektu jačanja povezanosti s vašim potrošačima ili suradnicima.
Bez daljnjega da je potrebna određena količina budžeta da bi izvedba bila kvalitetna, ali ingeniozna optimizacija resursa može vaš event unaprijediti za nekoliko razina! U nastavku ću navesti korake koje smatram ključnima pri organizaciji, dok ću se sljedeći puta posvetiti samoj promociji eventa.
1. Definirajte svrhu eventa
a) Jačanje prepoznatljivosti brenda
– cilj je što veća post-event praćenost u medijima
b) Privlačenje novih potrošača
– cilj je što veća posjećenost eventa od strane krajnjih potrošača na kojemu će se na licu mjesta upoznati s vašim proizvodom ili uslugom
Na temelju toga birate lokaciju, vrijeme i datum te radite listu uzvanika.
2. Promišljeno rasporedite zadatke unutar tima
Sigurna sam da možete među svojim suradnicima i prijateljima pronaći kompetentne osobe koje su vam voljne pomoći. Imajte na umu da je kod delegiranja dužnosti izuzetno zahtjevno simultano raditi na kreativnim i tehničkim stranama eventa. Ako je ikako moguće, vi sami budite zaduženi samo za koordinaciju eventa.
3. Budite kreativni!
Posvetite se ispunjenju kreativnog potencijala eventa. Probajte smisliti što privlačniji i zabavniji naziv, odaberite neku interesantnu i neočekivanu lokaciju, povežite neke nespojive stvari.
Neka svi vaši promotivni materijali budu stilski povezani s vašim proizvodom ili uslugom. Veći će vam biti trošak ako otisnete majice s nemaštovitim logom vaše tvrtke koju nikad nitko neće javno (ako i tada) odjenuti. Plakati i pozivnice neka privlače pozitivnom porukom ili dobro osmišljenim dizajnom. Nemojte pretjerivati s informacijama. Bitno je navesti vrijeme, mjesto i svrhu eventa te koji brend stoji iza toga.
4. Plan troškova i potencijalnih prihoda
Napravite plan troškova eventa u okviru budžeta – trošak najma lokacije, dozvola, cateringa, voditelja programa, oglašavanja i promocije eventa, najma radnika, tima i ostalih troškova ovisno o vrsti eventa. Ako postoji i mogućnost prihoda, poput prodanih ulaznica ili potencijalnih sponzorstava, i to uvrstite. Skinite neku od mnogih korisnih aplikacija, na primjer Money Owl, Event Budget, Budget Planner ili Account Tracker za praćenje budžeta. Nije naodmet ni skinuti aplikacije kao što su Evernote ili Asana za komunikaciju s timom, Scanner Pro za minimiziranje količine papira koje morate imati uz sebe, Super Planner za cjelokupno praćenje eventa, Bizzabo, Heytel za walkie talkie opciju, 24me za planiranje stresnih dana prije održavanja eventa i mnoge druge sukladno vašim potrebama.
5. Pronađite suorganizatora u nekom segmentu
Istražite srodne ili komplementarne biznise. Velike su šanse da ćete pronaći nekoga tko jednako poput vas ima želju za unapređenjem poslovanja, ali nema dostatnu količinu budžeta. Kompenzirajte određene stavke. Već je postalo uobičajeno da, na primjer, kozmetički saloni ili brendovi odaberu zaštitno lice za koje smatraju da ima pozitivnu sliku u javnosti. Na taj način privući ćete medijsku pažnju i smanjiti troškove oglašavanja i promocije. Ili, na primjer, ako se radi o vinariji ili bilo kojem piću, birajte lokaciju kojom ćete postići suradnju u vidu buduće povlaštene nabavne cijene ili čak određene besplatne količine pića. Jedna od opcija je i traženje sponzora kojeg ćete isticati u svakom obraćanju medijima kao partnera/sponzora.
(Izvor: Obrtnik i partner)
